Privacyverklaring

ChatManta is een dienst van Jorion Solutions, [BEVESTIG: vestigingsadres], [BEVESTIG: KVK-nummer (inschrijving loopt nog)]. Vragen over privacy kun je stellen via [BEVESTIG: privacy-contactadres, bijv. privacy@chatmanta.com (mailbox/doorsturing aanmaken)].

De AVG (de Europese privacywet) maakt onderscheid tussen een verwerkingsverantwoordelijke — de partij die bepaalt waarom en hoe gegevens worden verwerkt — en een verwerker, die gegevens alleen in opdracht van die verantwoordelijke verwerkt. Vergelijk het met een boekhouder: de ondernemer beslist wat er met de administratie gebeurt, de boekhouder voert het uit. Bij ChatManta zijn er twee situaties:

• Je chat met een chatbot op de website van een bedrijf. Dan is dat bedrijf (onze klant) verantwoordelijk voor jouw gegevens, en is Jorion Solutions de verwerker die de chatbot technisch voor hen draait. Wil je weten wat dat bedrijf met je gegevens doet, of wil je je rechten uitoefenen? Kijk dan in hún privacyverklaring of neem contact met hen op. Komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door of helpen we de klant het af te handelen.
• Je bent klant of gebruiker van ons klantportaal, of je neemt zelf contact met ons op. Dan is Jorion Solutions zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

A. Als je de chatbot op de website van een klant gebruikt

• Je vragen en de antwoorden van de chatbot, met het tijdstip en een willekeurige gespreks-code zodat de berichten van één gesprek bij elkaar blijven. Typ je zelf persoonsgegevens in je vraag (zoals je naam of telefoonnummer), dan worden die ook opgeslagen — doe dat dus alleen als het nodig is.
• Je duimpje omhoog/omlaag en een eventuele toelichting die je bij een antwoord achterlaat.
• Een versleutelde versie van je IP-adres. We slaan je IP-adres niet leesbaar op, maar alleen als een onomkeerbare, met een geheime sleutel versleutelde code (een “hash”). Daarmee kunnen we bijvoorbeeld unieke bezoekers tellen zonder te weten wie je bent. Daarnaast gebruiken we je IP-adres heel kort (ongeveer een minuut) om te tellen hoeveel verzoeken je doet, zodat niemand de chatbot kan overbelasten.
• Een bezoekers-code in je browser. De chatbot bewaart een willekeurige code in de lokale opslag van je browser (“localStorage”, vergelijkbaar met een cookie). Die code bevat geen naam of andere herkenbare gegevens en wordt alleen gebruikt om je chatsessie technisch te laten werken. De chatbot plaatst geen tracking- of advertentiecookies.
• Een contactverzoek, alleen als je dat zelf indient. Sommige klanten hebben in de chatbot een contactformulier aangezet (standaard staat het uit). Vul je dat in en geef je toestemming, dan verwerken we je naam, e-mailadres en/of telefoonnummer, je voorkeur voor contact, het onderwerp en je bericht. Het verzoek wordt per e-mail doorgestuurd naar het bedrijf dat je wilt bereiken.

B. Als je klant bent of ons klantportaal gebruikt

• Accountgegevens: je e-mailadres, je naam (als je die opgeeft) en je wachtwoord. Je wachtwoord slaan we nooit leesbaar op, alleen als versleutelde hash. Om ingelogd te blijven gebruikt het portaal noodzakelijke inlogcookies.
• Een logboek van belangrijke acties in het portaal (bijvoorbeeld wie een instelling wijzigde en wanneer), met een versleutelde versie van het IP-adres — voor beveiliging en om problemen te kunnen uitzoeken.
• Kennisbank-inhoud die je ons aanlevert: de tekst van je eigen website (die we op jouw verzoek automatisch uitlezen, “crawlen”), documenten die je uploadt en vragen-en-antwoorden die je zelf invoert. Staan daar persoonsgegevens in (bijvoorbeeld namen van medewerkers op je website), dan verwerken we die mee.
• Meldingen en feedback die je via het portaal indient: je naam, je e-mailadres, je beschrijving en — optioneel — een gesprek, de gestelde vraag en een bijlage.
• Zakelijke contactgegevens die we voor de samenwerking nodig hebben, zoals de contactpersoon en het e-mailadres voor meldingen.

C. Als je via chatmanta.nl een kennismaking aanvraagt

Vul je het kennismakingsformulier in en geef je toestemming, dan ontvangen we je naam, bedrijfsnaam, website, e-mailadres en, als je die invult, je telefoonnummer, je pakketvoorkeur en je bericht. Deze gegevens worden niet in onze database opgeslagen: ze komen per e-mail binnen in onze mailbox. Je krijgt zelf een bevestigingsmail.

D. Technische gegevens

Zoals bij vrijwel elke website registreert onze hostingpartij bij elk verzoek technische gegevens zoals IP-adres, tijdstip en browsertype in serverlogboeken. Bij technische fouten sturen we een foutrapport naar onze foutmonitoringdienst; persoonsgegevens zoals e-mailadressen en telefoonnummers worden daar vooraf uit gefilterd en IP-adressen worden daar niet opgeslagen.

• De chatbot laten werken: je vraag beantwoorden op basis van de kennisbank van de klant.
• De klant inzicht geven in de gesprekken, zodat die de chatbot en de informatie op zijn website kan verbeteren.
• Contactverzoeken doorsturen naar het bedrijf dat je wilt bereiken.
• Contact met je opnemen over een kennismaking die je via chatmanta.nl hebt aangevraagd.
• Klantaccounts beheren, inloggen mogelijk maken en meldingen afhandelen.
• Misbruik, overbelasting en technische problemen voorkomen en oplossen, en de kwaliteit van de chatbot bewaken.

We verkopen je gegevens nooit, gebruiken ze niet voor advertenties en maken geen profielen van bezoekers.

De AVG eist een wettelijke reden (“grondslag”) voor elke verwerking. Wij gebruiken:

• Uitvoering van de overeenkomst — voor klantaccounts en het leveren van de dienst aan onze klanten.
• Toestemming — voor contactverzoeken via de chatbot, kennismakingsaanvragen via chatmanta.nl en meldingen die je indient. Je kunt je toestemming altijd intrekken.
• Gerechtvaardigd belang — om de dienst veilig en werkend te houden (beveiliging, misbruikpreventie, foutopsporing).

Voor chatgesprekken op de website van een klant bepaalt die klant de grondslag, omdat de klant daar de verwerkingsverantwoordelijke is.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Contactverzoeken (naam, e-mail, telefoon): automatisch en definitief verwijderd na 90 dagen.
• Chatgesprekken, feedback en versleutelde IP-adressen: zolang de klant ChatManta gebruikt, zodat de klant de gesprekken kan terugkijken. Na afloop van de samenwerking, of eerder als de klant daarom vraagt, verwijderen we ze volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst met die klant.
• Klantaccounts en kennisbank-inhoud: zolang de samenwerking loopt; daarna verwijderen we ze, tenzij een wettelijke bewaarplicht (bijvoorbeeld voor de boekhouding) langer bewaren vereist.
• Meldingen en feedback via het portaal: zolang nodig om de melding af te handelen en daarna niet langer dan nodig.
• Kennismakingsaanvragen: maximaal 12 maanden na ons laatste contact, tenzij je klant wordt. Je kunt ons altijd vragen ze eerder te verwijderen.
• Rate-limit-tellers (op basis van je IP-adres): ongeveer een minuut.

We schakelen een aantal gespecialiseerde leveranciers in die ons helpen de dienst te leveren. Zij heten in AVG-taal sub-verwerkers: ze verwerken gegevens alleen in onze opdracht en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Waar mogelijk kiezen we voor opslag en verwerking binnen de Europese Unie.

• OpenAI (Verenigde Staten) — het AI-model dat de antwoorden formuleert en teksten omzet naar zoekbare “embeddings”. Ontvangt je vraag, het gesprek tot dan toe en relevante stukken uit de kennisbank van de klant. Volgens OpenAI’s zakelijke voorwaarden worden gegevens die via hun API binnenkomen standaard niet gebruikt om hun modellen te trainen.
• Supabase (opslag in Ierland, EU) — database, bestandsopslag en inlogsysteem. Hier worden de gegevens uit deze verklaring opgeslagen.
• Vercel (servers in Dublin, Ierland, EU) — hosting van de website, de chatbot en het klantportaal.
• Upstash (Frankfurt, Duitsland, EU) — het kortstondig tellen van verzoeken per IP-adres om misbruik te voorkomen.
• Firecrawl (Verenigde Staten) — het uitlezen van de openbare website van een klant om de kennisbank te vullen. Verwerkt geen gegevens van chatbezoekers.
• Resend (Verenigde Staten) — het versturen van e-mails, zoals contactverzoeken aan klanten, kennismakingsaanvragen, uitnodigingen en wachtwoord-mails.
• Sentry (opslag in Frankfurt, Duitsland, EU) — foutmonitoring. Persoonsgegevens worden vooraf uit foutrapporten gefilterd en IP-adressen worden niet opgeslagen.

Doorgifte buiten Europa. Een deel van deze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten; ook bij opslag in de EU kan toegang vanuit de VS daardoor niet volledig worden uitgesloten. Voor zulke doorgifte gelden de waarborgen die de AVG voorschrijft: het EU-US Data Privacy Framework (een afspraak tussen de EU en de VS over gegevensbescherming, voor deelnemende bedrijven) en/of de modelcontracten van de Europese Commissie (“standaardcontractbepalingen”, ook wel SCC’s).

Daarnaast delen we gegevens alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op bevel van een rechter of toezichthouder.

Volgens de AVG heb je onder meer het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen de verwerking of die te laten beperken;
• je gegevens over te laten dragen aan een andere partij;
• je toestemming in te trekken, als je die eerder gaf.

Heb je met de chatbot op de website van een bedrijf gepraat, richt je verzoek dan bij voorkeur aan dat bedrijf (zie paragraaf 1). Voor al het andere, of als je er niet uitkomt, kun je mailen naar [BEVESTIG: privacy-contactadres, bijv. privacy@chatmanta.com (mailbox/doorsturing aanmaken)]. We reageren binnen een maand. Omdat de chatbot je naam standaard niet vastlegt, kunnen we je soms vragen om aanvullende informatie (zoals het tijdstip of de inhoud van je vraag) om je gesprek terug te vinden.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (https) voor al het verkeer;
• strikte scheiding tussen klanten: elke klant kan alleen bij de eigen gegevens, en dat wordt ook op databaseniveau afgedwongen;
• IP-adressen en wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen;
• geüploade documenten en bijlagen staan in afgeschermde, niet-openbare opslag;
• de chatbot kan worden beperkt tot de websites van de klant, en er gelden limieten op het aantal verzoeken tegen misbruik.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe leverancier inschakelen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.